業務をスムーズに引継ぐために、抑えておくべき4つのポイント

2012/11/14

引継ぎシーンイメージ画像
11月から別の業務を担当することになったため、現在後任の担当者に、業務を引継ぎをしています。
引継ぎ作業は、時間がない中でやらなければならないので、バタバタしているうちに時間ばかりが経過してしまい、引き継いだ担当者が業務を把握していない、ということがあり得ます。
そこで、効率的に引継ぎを完了させるために、「業務を引継ぐ時に抑えておくべき4つのポイント」と題して、引継ぎに重要なポイントをまとめてみました。

ドキュメントを引継ぐ

最も重要なのは、業務に使用しているドキュメントを引継ぐことです。ドキュメントは、自分の仕事の記録です。ドキュメントを引継ぐことで、引継いだ担当者は、過去の仕事の記録から、仕事を続けることが出来ます。
したがって、ドキュメントを引き継げれば、引継ぎ作業はほとんど終わったようなものです。
以下のようなドキュメントがあれば、引継ぎには十分だと思います。もし、ドキュメント化していないのであれば、ぜひ作ってください。

    • 取引先の連絡帳
    • 使用するシステムやソフトウェアのマニュアル
    • 業務ルール
    • 業務指示書
    • 業務報告書(日報、月報、週報など)
    • 受領した素材(画像、原稿、カタログなど)
    • 課題リスト
    • メール(業務に関係するもののみ)

スケジュールを引継ぐ

スケジュールを引継いでおくことは、ドキュメントを引継ぐことと同じくらい重要です。
後任の担当者は、「いつ」までに仕事をしなければならないのか、把握しておけば、効率的に仕事を進めることができます。1日、1週間、1ヶ月、業務単位で、スケジュールを引継いでおくことが、重要です。

課題を引継ぐ

面倒ですが、後任の担当者に課題は引継いでおきましょう。担当者が代わると課題が引継がれておらず、解決に時間がかかったり、トラブル原因になったりということを、よく聞きます。

自分が抱えている課題を人に引継ぐのは、面倒な作業で、自分が仕事が出来ないと言われているような気分になることがありますが、課題を抱えていない人なんていません。仕事と割り切って、きちんと引継ぎましょう。
課題はリストにまとめて、ドキュメント化しておきましょう。

事務処理を引継ぐ

ないがしろにしがちですが、事務処理をキチンと引継ぐことは、業務引継ぎの一環です。後任の担当者の事務処理作業が滞ったら、社内外の信用を失うことになりかねません。信用を失ったら自分の責任だと思って、きちんと対応してください。

まとめ

引継ぎ作業に必要な4つのポイントを振り返ると、普段仕事を進める中で、必要な作業をキチンとできていれば、4つのポイントを抑えるのは、難しいことではないと思います。
普段の仕事を進める時から、ここで紹介した4つのポイントを意識してみてはいかがでしょうか。