プロジェクトを問題なく進めるために気をつけるべき、たった4つのポイント「STOC」

2012/12/28

僕はWebディレクターの仕事をしていると、プロジェクトをいかに進めていくかということに、日々頭を悩ませています。そこでいつも意識しているのが、以前務めていたWeb制作会社で口すっぱく言われた、プロジェクトを問題なく進めるために気をつけるべき4つのポイント「STOC」です。

「STOC」とは以下の4つの言葉の頭文字の事を指します。この記事では、なぜ「STOC」を意識することで、プロジェクトを問題なく進めることが出来るのか、ご紹介します。

  1. スケジュール:Schecule
  2. タスク:Task
  3. アウトプット:Output
  4. コスト:Cost

スケジュール:Schecule

1つ目は「スケジュール」です。ここでいうスケジュールとは、「開始日」「期間」「完了日」のことを意味します。スケジュールを管理するためには、プロジェクトが「いつ」から始まって、「どのくらい」かかるのか、「いつ」終わるのかを把握・管理することが、重要です。なお、「スケジュール」という言葉の意味として、「開始日」や「完了日」などの特定の日時のみを連想する人もいるかもしれませんが、「期間」もスケジュールの大切な要素のひとつです。

特に重要なのは、「完了日」つまりは、締切を決めることです。たまに、締切を決めずに仕事を進める人がいますが、締め切りがない仕事は、仕事ではありません。(前職の上司に散々言われました)仕事をするとき、または人に依頼するときは、必ず「締切」を明確に決めるようにしましょう。

「締切」を決めることで、プロジェクトを終わらせるために、「いつまで」に「何」を「どうする」か、明確になります。必要な作業だけを対応することで、最短でプロジェクトの完了まで導くことができます。

なお、「締切」は「○月○日の○時」と明確に時間まで決めてください。よく、「お昼頃まで」とか「夕方まで」という言葉で、締切りを知らせる人がいますが、人によって、「お昼」や「夕方」という時間の定義は違います。「○時」と決めれば、個人個人の「締め切り」に対する認識のブレを生むことなく、プロジェクトを進めることができます。細かいと思われるかもしれませんが、プロジェクトをスムーズに進めるには、こうした細部にこそ気を配る必要があることを、意識してください。

タスク:Task

2つ目は「タスク」です。「タスク」はプロジェクトを完了させるために、必要な作業のことです。プロジェクトを完了させるために、どれだけの「タスク」を「いつ」までに

完了させなければならないのか、把握しておく必要があります。

「タスク」を管理するために重要なのは、やらなければならない「タスク」を”全量”洗い出しておくことです。プロジェクトがスムーズに進まない要因のひとつとして頻繁に起こる事象は、プロジェクト開始前に「タスクの全量」が洗い出されていなかったため、把握していなかったタスクをプロジェクト終盤になって対応しなければならないことになったために、想定以上に制作担当者の稼動が増えたり、締切に完成が間に合わず、公開日が遅れるという事象につながります。「タスク」の洗い出しが遅れることは、納期遅延だけではなく、「コスト」増を引き起こす要因にもなるので要注意です。

必要なタスクを洗い出すには、Webの制作工程を細かいところまで把握している必要があるため、個人的には、「タスク」をどこまで細かく洗い出せるかどうかは、Webディレクターのスキルの差がでる部分だと思います。

コスト:Cost

3つ目は「コスト」です。ただで引き受ける仕事はありませんので、どんな仕事にも「コスト」がかかります。予算がいくらなのか、依頼された仕事がいくらで対応できる仕事なのか、追加で対応する場合の費用はいくらなのかなど、クライアントと「コスト」の話をしておく必要があります。

「コスト」は、どんな小さな依頼でも、きちんとプロジェクト開始前に決めるようにしてください。プロジェクト開始前にコストを決めておかないと、プロジェクトを開始してから「本当はいくらかかるんです」とクライアントに伝えても、ほとんどの場合費用はもらえません。

一旦「コスト」を決めたら、Webディレクターは取り掛かる作業に対して、「コスト」内で作業が行われているか、確認する必要があります。Webサイトを作るときに発生するコストは、主に「人件費(時間単位)x 時間」です。作業時間が延びれば、その分「コスト」がかかります。つまり、「スケジュール」の項で書いていた「完了日」を決めるメリットのひとつとして、「コスト」が必要以上に増えることを、防ぐことができます。

アウトプット:Output

4つ目は「アウトプット」です。「アウトプット」はプロジェクトで発生する「成果物」の事を指します。Webサイトを作るときの成果物というと”Webサイトそのもの”の事だと思いがちですが、Webサイトを制作するにあたって、企画書やワイヤーフレームやコンテンツマップなどのドキュメントを制作した場合は、ドキュメントも成果物になります。

プロジェクトを進めるにあたって、なぜ「アウトプット」を決めなければならないのかというと、あたりまえですが、プロジェクトは「アウトプット」を作るために行われます。「成果物」が決まっていないプロジェクトは、プロジェクトではありません。すなわち、仕事ではないのです。

「アウトプット」が決まらなければ、「アウトプット」を作るためのスケジュールも決められません。「アウトプット」が決まらなければ、発生する「コスト」を決められません。「アウトプット」が決まらなければ、制作するための「タスク」を洗い出すこともできません。つまり、「アウトプット」が決まらなければ、プロジェクトをはじめられないのです。すなわち、「アウトプット」を決めることが、プロジェクトのスタートなのです。

まとめ

「プロジェクトを問題なく進めるために気をつけるべき、たった4つのポイント」として、「スケジュール」「コスト」「タスク」「アウトプット」の4つのポイントを挙げて、順番に説明させて頂きましたが、これはWebディレクターがプロジェクトを把握するために必要な要素というだけにとどまらず、営業やマーケティングや事務など、仕事をされているすべての方が、把握しておくべきポイントだと思います。

これら4つのポイントを意識して仕事を進めるだけでも、仕事をスムーズに進めることができるはずです。ぜひ、現場で試してください。

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