Webディレクターがおさえておくべき議事録の書き方

MTGを行うときに、MTGの内容を記録した議事録を取ることがあります。そもそも、なぜ議事録は書くのでしょうか。実は僕はWebディレクターになるまで、議事録を書いたことはありませんでした。

Web制作会社に入社してから、MTGの後に必ず議事録を書くという習慣があることを知り、その後先輩ディレクターに命じられて、初めて議事録を書くようになりました。実際、議事録を書かない会社もたくさんあると思います。

では、議事録はなぜ書くのか。議事録で何を書くべきなのか。Webディレクターがおさえておくべき議事録の書き方をまとめてみました。

なぜ、議事録を書くのか

僕が考える議事録を書くことによるメリットは、以下の5つです。

MTGの目的が明確になる

議事録は議題(アジェンダ)にそって、書き進めます。そもそもMTGは議題が決まっていなければできませんが、MTGの議題を決めるには、MTGの目的を明確に決めておく必要があります。目的を明確にすることで、必要なMTGなのか、不要なMTGなのかを判断することができます。また、MTGの目的を明確にすることで、MTGの時間を最小限にすることができます。

決定事項が明確になる

議事録には、MTGで決まったこと(決定事項)を記載します。議事録に決定事項を記載することで、実施したMTGで「何が決まったのか」を明確にすることができます。

すべきことが明確になる

決定事項に基づいて、今後プロジェクトや関わっている仕事で、何をすべきかを明確にすることが出来ます。

認識の違いを防ぐことができる

議事録に決定事項を記載し、文章としてのことしておくことで、出席したメンバー間の認識の違いを防ぐことが出来ます。また、議事録を作成したら、出席したメンバーに対して認識の違う点がないか、確認を取るようにしましょう。

MTGに参加していない人にもMTGの内容を伝えることができる。

議事録を作成することで、MTGに参加しなかった方にも、内容を伝えることが出来ます。特に多くの人数が関わるプロジェクトでMTGに参加していないメンバーに対して、MTGの内容を伝えたい場合に有効です。

議事録で書くべきこと

僕が考える議事録で書くべきことは次の6つです。

日時

MTGを行った日時を記載します。これが意外と重要で、いつのタイミングで議論されたことなのか、後から見直すときに日時が記載されていないと見直すことが出来ないので、必ず記載しておきましょう。

参加者

MTGの参加者を記載します。

場所

MTGを実施した場所を記載します。

議題(アジェンダ)

MTGで決めるべき事柄を記載します。

決定事項

MTGで決まった事柄を記載します。

検討事項

MTGで結論が出なかった事柄を記載します。

宿題事項

MTGで決まった事柄に基づいて、次回のMTGや期日までに参加者や参加した会社がすべき事柄を記載します。ここで重要なのは、期日(スケジュール)を必ず記載することです。いつまでに宿題をするかを決めておくことで、進捗状況を簡単に把握することが出来ます。

議事

決定事項に至ったまでのプロセスで重要な会話を記載しておきます。議事を記載しておくことで、責任の所在や決定までのプロセスを明確にし、認識の違いを防ぐことが出来ます。

議事録を書くための注意点

僕が考える議事録を書くための注意点は次の6つです。

5W3Hを明確に

議事録を書くとき、僕は「5W3H」を明確にするようにしています。通常、文章を書くときには、「5W1H(Who(誰が) What(何を) When(いつ) Where(どこで) Why(なぜ)How(どのように))」を明確にするようにと言われますが、議事録にはそれに「How long (期間) How much (いくら)」を追加して、「5W3H」を明確に記載するようにしています。

自分が感じたこと、思ったことではなく事実を書く

議事録に記載することは、事実を書きます。記録者が思ったり感じたりしたことを書くのではありません。記録者が思ったり感じたりしたことを議事録に記載すると、記録者と参加者による認識のずれが発生してしまいます。

議事録には事実を書く。これを徹底しましょう。

誰が何を話したかどうかは、書かなくてもよい

たまに、議事録を見ていると「誰が何を話したか」を細かく書いている人がいますが、議事録には書かなくても構いません。MTGで重要なのは、「何が決まったのか」「何をすべきなのか」です。発言内容を記載するのであれば、決定事項に至るまでのプロセスのみ、抜粋して記載しておきましょう。

レコーダーを使って録音する

可能であれば、MTGの音声はレコーダーを使って録音しましょう。レコーダーで録音しておくことで、議事録提出後にチェックバックがあった際、そのチェックバックの内容が正しいのか、正しくないのか確認することが出来ます。長時間のMTGや正確なコミュニケーションが必要とされるMTGでは、音声を録音しておくと何かと便利です。

まとめ

議事録はWebディレクターにとって、プロジェクトの進捗状況と今後すべき事柄を把握するために欠かせないツールです。議事録をきちんと書くことは、プロジェクトを円滑に進めることにも繋がります。Webディレクターをしていると、他の作業を優先してしまい、議事録を取ることがおろそかになってしまいがちですが、必ず議事録を取るようにしましょう。

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