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Webディレクターがスケジュールを変更する時に検討すべき4つの事柄

   

Webディレクターとして仕事をしていると、何らかの理由で、スケジュールを変更しなければならないことがあります。スケジュールを変更するということは、プロジェクトが予定通り進行していないことを意味します。

プロジェクトが予定通り進行していないときに、何を検討すべきなのか。僕が普段の仕事を通じて、心がけていることをまとめました。

納期に間に合う方法を考える

僕は、スケジュールが変更になった時に、まず考えるようにしていることは「納期に間に合う方法」です。なぜなら、納期はプロジェクトの当初にクライアントと約束したことです。納期を変更することは、約束を破ることだと僕は考えています。

したがって、僕はスケジュールが変更になったとき、たとえクライアントの都合でスケジュールが変更になった場合でも、まずは納期に間に合う方法を考えます。こうしたスケジュールの変更にいかに対応するのか、Webディレクターの腕の見せ所でもあります。

タスクを減らす・変更する

まず、スケジュールが変更になった時にすべきことは、タスクを減らす、もしくは変更する事です。「スケジュールは期日内にアウトプットを完成させるために作る」ということは、「僕がWebディレクターとしてスケジュールをひく時に気をつけている5つのポイント」という記事で説明させて頂きました。

スケジュールが変わるということは、アウトプットの中身が変わるということです。アウトプットの中身が変わるということは、アウトプットを完成させるために洗い出していたタスクも、変更になります。タスクを減らすとき、または変更するときに検討すべきポイントは以下の3点です。

機能を減らす・変更する

当初実装予定だった機能を減らしたり、工数がかからない方法で実装できないか検討します。機能を減らす際に重要なポイントは、プロジェクト開始当初に決めていた目的を踏まえて検討するということです。

機能を減らすときは、単に工数を削減するという目的を達成するためだけに方法を検討しがちですが、プロジェクトの目的を達成するために実装した機能であるならば、減らすときも目的を達成できる別の方法を考えることが、第一です。

ページを減らす・変更する

制作するページの数を減らしたり、制作方法を見直して、作業工数を減らします。

画像を減らす・変更する

画像の撮影・リサイズやイラストの制作点数を減らします。減らした素材は、クライアントに準備頂くことで対応できる場合があります。

クライアントにタスクを負担してもらう

制作するページの量産作業や素材の撮影などの費用は、クライアント側で負担してもらえることがあります。クライアント側の都合でスケジュールが変更になった場合は、クライアント側も前向きに対応してくれるケースが一般的です。

確認期間はできるだけ減らさない

制作期間が延びてスケジュールが変更になった場合に、よく採用させる措置が「確認期間を減らす」という措置だが、これは僕はおすすめしません。なぜなら、確認期間を減らすことによって、本来見つけられるはずだったミスや変更点が、見つけられない可能性が増えるからです。

たしかに、確認期間を減らすことで制作期間を延ばしても、納期は守れるかもしれませんが、公開後のリスクも増えます。公開後のリスクを考えると、確認期間はできるだけ減らさない方がよいと、僕は考えています。

タスクを減らしたり変更できない場合に、初めて納期を延ばす

タスクを減らしたり、変更できない場合に、初めて納期を延ばすことを検討します。その場合、納期を延ばすこと以外方法がないことを、クライアントに理解してもらう必要があります。納期を延ばすときは、クライアントと合意の上で、納期を延ばします。そして、スケジュールを変更になった時に納期を延ばすのは、あくまで最終手段です。タスクを減らしたり、変更することを最優先で行ってください。

追加コストをもらう

納期を延ばす場合や、納期に間に合わせるために人員を増やして対応する際には、追加コストをもらった対応する方法もあります。ただし、追加コストをもらうには、それ相応の根拠が必要です。コストの根拠をきちんと説明し、理解してもらうことが前提です。

ましてや、納期を延ばした場合に発生するコストは、クライアントにとっても想定外のコストです。どんなに根拠が揃っていても、クライアントにとって、制作会社側の印象は悪くなってしまいますので、注意しましょう。

まとめ

スケジュールが変更になったのに、やることは変わらず、納期も変わらないということはありえません。スケジュールが短くなったのに、タスクもアウトプットも変わらない、というプロジェクトの話を聞く事がありますが、スケジュールは「期日内にアウトプットを完成させるために作る」ものなので、スケジュールが変わるとアウトプットもタスクも変わります。アウトプットもタスクも変わったら、コストも変わる可能性があります。

スケジュールが変更になったとき、単純に日付の変更だけしてしまうWebディレクターがいますが、Webディレクターが本来すべきは、スケジュール変更に伴うタスクとアウトプットの検討です。また、検討する際にプロジェクトの目的を頭に入れたうえで行うことが重要です。

あくまでスケジュールが変更になった時に検討すべきは、「目的を達成させるアウトプットを期間内に納品できるか」です。そのための最善の方法を考えるのが、Webディレクターがすべき事柄だと思います。

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